Cách Tạo Ra Văn Hóa Công Ty Giúp Triển Khai ERP Thành Công

Văn Hóa Công Ty Giúp Triển Khai ERP Hiệu Quả

Những lợi ích mà phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hiện đại mang lại là điều không thể chối cãi. Nếu phần mềm được triển khai ứng dụng thành công, bạn sẽ có nguồn thông tin chất lượng về quy trình và tài nguyên kinh doanh của mình.

Nhưng để triển khai ERP thành công không phải là chuyên đơn giản, nó đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Mặc dù ERP là một dự án công nghệ nhưng nó cũng cần rất nhiều người. Yếu tố quyết định sự thành công của dự án ERP không phải công nghệ mà là con người. Do đó, việc hình thành văn hóa nhân sự trong quá trình triển khai dự án là điều hết sức quan trọng.

triển khai erp -

Đâu là yếu tố giúp triển khai ERP thành công

1/ Chia sẻ và đóng góp

Tất cả những nhân viên muốn tham gia vào dự án đều phải có cơ hội. Một số doanh nghiệp khi thực hiện triển khai ERP đã tập hợp các chuyên gia trong nội bộ để tập trung vào các phần cụ thể của dự án và chia các hoạt động thành các quy trình chi tiết. Mọi người chia sẻ hiểu biết, hợp tác, tạo ý tưởng và đóng góp thực tế trong hoạt động của nhóm.

Bạn nên lắng nghe phản hồi và thực hiện thay đổi trên cơ sở những gì nghe thấy, nhìn thấy. Đôi khi bạn cũng cần xem xét lại những gì mà bạn đã xử lý. Cách tiếp cận này giúp đảm bảo dự án diễn ra thuận lợi, và mang lại nhiều lợi ích khác.

Dự án cần có một người đảm nhiệm vai trò quản lý, để kiểm soát những gì mọi người có thể bỏ lỡ, kinh nghiệm chuyên môn của họ cũng giúp đẩy mạnh sự tham gia của các thành viên dự án hơn.

triển khai erp -3

Đóng góp đưa ra được “đề bài” quản lý doanh nghiệp là yếu tố đầu tiên

2/ Lãnh đạo tốt

Dự án cần sự dẫn dắt và hỗ trợ của CEO và toàn bộ đội ngũ lãnh đạo cấp cao trong suốt quá trình triển khai, vào bất kỳ khi nào cần thiết.

CEO, quản lý cấp cao của công ty cần thể hiện sự hiện diện của mình, xác nhận các nhu cầu và tầm quan trọng của việc thực hiện dự án, cam kết rằng công nghệ sẽ củng cố các quy trình kinh doanh, giải thích tầm quan trọng của chương trình, thúc đẩy và khen thưởng để mọi người làm việc với hiệu suất cao hơn.

Tinh thần lãnh đạo không chỉ đến từ đội ngũ quản lý cấp cao. Nếu mọi người trong toàn tổ chức cảm thấy tích cực về một dự án và tham gia vào nó thì các đồng nghiệp sẽ thúc, đẩy, dẫn dắt lẫn nhau. Lãnh đạo có thể đến từ các trưởng bộ phận, quản lý doanh nghiệp, và bất cứ nơi nào trong tổ chức khi các nhóm làm việc cùng nhau.

triển khai erp -2

Các cấp lãnh đạo theo dõi, hỗ trợ cũng là yếu tố giúp triển khai thành công

Ví dụ, các nhân viên đã từng sử dụng ERP trước đó, và hiểu biết một số thao tác cơ bản, giúp họ có thể sử dụng thành thạo phần mềm mới nhanh hơn. Họ sẽ chia sẻ những kiến thức này cho những nhân viên cần giúp đỡ, hỗ trợ chuyên môn.

3/ Tham gia thử nghiệm

Ngay cả khi hệ thống được phát triển bằng cách sử dụng thông tin phản hồi của nhân viên, vẫn không có cách chính xác nào để biết phần mềm hoạt động tốt ra sao, cho đến khi nó được đưa vào ứng dụng thực tế. Do đó, bạn cần phải thử nghiệm thí nghiệm. Các thử nghiệm sẽ giúp bạn loại bỏ các lỗi nhỏ trong hệ thống, cho dù các nhóm phát triển và triển khai cẩn thận đến đâu, sẽ luôn có những điều chỉnh cần thiết.

triển khai erp -4

Tạo data test phần mềm ERP là yếu tố bắt buộc

Thử nghiệm thí điểm cũng là cơ hội để xem người dùng cuối có thể làm việc tốt như thế nào với một hệ thống mới khi nó được tích hợp vào công việc hàng ngày của họ. Ở giai đoạn thử nghiệm này, không quá muộn để thực hiện các thay đổi trên cơ sở trải nghiệm người dùng.

Tóm lại, bạn cần xác định  những điều cần ngừng làm, những điều muốn tiếp tục làm.

4/ Giao tiếp

Bạn cần nhấn mạnh tầm quan trọng của dự án trên các phương tiện truyền thông nội bộ trong suốt thời gian triển khai. Các chiến lược truyền thông cần được thực hiện đan xen nhau, để tạo cảm hứng và thúc đẩy tinh thần của các nhân viên.

Phát hành bản tin hàng tháng để cập nhật tiến độ triển khai, các cột mốc quan trọng hay chiếu các video về ERP trong phòng họp, website nội bộ là một số cách truyền thông bạn có thể sử dụng.

triển khai erp -5

Truyền thông nội bộ trong công ty về tầm quan trọng của ERP

Tạo ra văn hóa thay đổi chỉ thành công khi tất cả mọi người cùng tham gia hành động. Các nhà lãnh đạo cần phải chú ý đảm bảo rằng trong quá trình này việc thay đổi phải được chủ động, toàn diện và cởi mở.

Doanh nghiệp sẽ luôn phát triển, và để đảm bảo rằng ERP luôn hoạt động tốt hãy chú ý nâng cấp công nghệ và thúc đẩy mọi người cùng nhau thay đổi.

Xem thêm: Thị Trường Phần Mềm Quản Trị Doanh Nghiệp